Monitoring és kommunikáció, mint a sikeres projektmegvalósítás eszköze az „Egymásra hangolva” és az „Új esély” című projektekben - Salamonné Süle Marianna
Dolgozatom megírásakor abból a feltételezésből indultam ki, hogy a pályázati projektek sikeres megvalósításának a monitoring és a kommunikáció nélkülözhetetlen eleme. Ahogyan a szakirodalomból kiemelt elméleti részben körvonalazódik, láthatjuk, hogy a sikeres projektmegvalósítás jóval több ennél. A pályázati projektek lebonyolítása komoly csapatmunka, és felelősségteljes vezetői feladat. A menedzsment felel a projekt teljes megvalósításáért, ami nagy pszichés nyomást jelent, hiszen a Támogatási Szerződésben meghatározott feltételek mellett, az időbeli ütemezést betartva és a pénzügyi kereteket nem túllépve, kell a vállalt feladatokat végrehajtani. A feladat komplexitásából következik, hogy a projekt vezetőjének általában kiváló szakmai ismeretekkel és vezetési kompetenciákkal kell rendelkeznie, de vannak olyan szerepek a folyamatban, amiket A különböző típusú projektek pedig eltérő „minőségű és mennyiségű” kontroll és koordinációs tevékenységet kíván meg a menedzsment részéről. Emellett éltem még azzal a feltételezéssel, hogy abban az esetben, ha egy szervezet teljes körűen szabályozza működését, és biztosítja, hogy az előírásokat mindenki be is tartsa, akkor nem szükséges külön szabályzatot alkotni a projektekre vonatkozóan. Az általam kiválasztott két projekt esetében arra voltam kíváncsi, hogy a projektteamnek milyen kihívásokkal kellett szembenéznie. Milyen hatékonysággal segítette munkájukat a monitoring rendszer a problémák felismerésében, a hibák beazonosításában, és ezekre milyen megoldásokat találtak. Arra is választ vártam, hogy hasznosították-e a későbbiekben a megszerzett tapasztalatokat. Dolgozatom első részében a szakirodalom ide vonatkozó témáit tekintettem át, mintegy elméleti hátteret biztosítva a konkrét projektek elemzéséhez. A különböző források tanulmányozása közben fokról fokra jutottam közelebb ahhoz a felismeréshez, hogy a koordináció, a monitoring és a kommunikáció együttesen, és nagyon hatékonyan segítik sikerre vinni a projekteket. Ennek az elvnek a gyakorlati megvalósulását kívántam a Zalaegerszeg Megyei Jogú Város által lebonyolított „Egymásra hangolva” és „Új esély” című projektjeinek elemzésével bizonyítani. A második részben került sor a két választott pályázati projekt áttekintésére, beágyazva a projektgazda ilyen irányú tevékenységéről készült pillanatfelvétel hátterébe. A projektgazda pályázati tevékenységének rövid bemutatását azért gondoltam lényegesnek, mert így érzékeltetni tudtam azt a szembetűnő arányeltolódást, ami a beruházási jellegű projektek (85%) javára billenti a mérleg nyelvét a soft projektekkel (15%) szemben. Ebből arra következtettem, hogy a Hivatal szervezete sokkal nagyobb tapasztalatot szerzett a beruházási projektek lebonyolításában, mint a soft projektek megvalósításában. Nagy vonalakban bemutattam a Hivatal releváns szabályzatait is, kiemelve azokat a részeket, amiket monitoring szempontból lényegesnek tartottam. Igaz ugyan, hogy a projekttevékenységre nem készült külön önálló szabályzat, viszont a Hivatal több szabályzata tartalmaz erre vonatkozó részeket. A teljes körű szabályozottság és az előírások következetes betartása önmagában is biztosítja a szükséges kontrollt. A két projekt folyamatainak áttekintésével és összehasonlításával nem csak azt szerettem volna érzékeltetni, hogy még két, azonos típusba sorolható projektnél is sok részletben eltéréseket találunk, hanem arra is választ kerestem, hogy találok-e olyan megoldásokat, amiket az előző projektből nyert tanulságok miatt építettek be a megvalósításba. Hiszen egy-egy projekt életciklusa során felhalmozódó tudást a következő pályázatoknál is érdemes alkalmazni. Erre a választ a pályázati tapasztalatok összefoglalása tartalmazza, melyben egyértelműen megfogalmaztam, hogy az időben később lezajlott projektnél hasznosították az előző projekt során „tanultakat”. Ha áttekintem a dolgozatomban feltett kérdéseket és a kapott válaszokat, két gondolat fogalmazódik meg bennem. Az első, hogy igazolva látom azt az elképzelésemet, mi szerint a projektmegvalósítás kemény kommunikációs kihívás a menedzsmentnek és a teamnek egyaránt. A második gondolatom szorosan kapcsolódik az elsőhöz, hiszen az is világossá vált, hogy ez a kihívás egyúttal lehetőség is. Egyfajta tapasztalatszerzési és fejlődési lehetőség valamennyi szereplőnek, aki a projektmegvalósításban részt vett.