A tárgyi eszköz leltározás folyamata és végrehajtásának bemutatása a Schneider Electric Hungária Zrt. Zala gyáregységénél - Dózsa Ágnes
A Schneider Electric Zrt. Zala gyáregységénél, a pénzügyi osztályon töltött szakmai gyakorlatom alatt szerzett tapasztalatok alapján választottam a tárgyi eszköz leltározás folyamatát szakdolgozatom témájának. A témaválasztást nagyban segítette, hogy lehetőségem volt a 2018. évi 100%-os tárgyi eszköz leltárukon részt venni. Pénzügyi oldalról nézve a Zala gyáregység tárgyi eszközeinek darabszáma és értéke kiemelten fontos pénzügyi mutatószám a mérleg és a beszámoló elkészítésekor. Szakdolgozatomban bemutatom a Schneider Electric vállalatot, valamint a magyarországi Zala gyáregységét. Szakdolgozatom további részében alapvetően a tárgyi eszközök leltározásának folyamatát, illetve az eszközök nyilvántartásához, azonosításához használt rendszereket és információkat, a kapcsolódó dokumentumokat, a szükséges intézkedéseket ismertetem. A leltározás folyamatát gyakorlati oldalról a Zala gyáregységnél szerzett tapasztalataim alapján vizsgáltam. A leltár eredménye támasztja alá a mérlegben szereplő adatokat, megléte szükséges a mérleg teljességéhez. A leltár részletesen tartalmazza az eszközökre vonatkozó adatokat, addig a mérleg csak a kategóriánkénti összegeket mutatja. A leltározással kapcsolatos törvényi előírásokat a 2000. évi C. törvény a számvitelről, valamint az 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról tartalmazza, amelyek előírják a leltárkészítési kötelezettséget, továbbá ezek alapján került meghatározásra a leltár időszakossága és a vizsgált eszközök mennyisége. A számviteli politika keretében kell elkészíteni a leltározási szabályzatot. A Számviteli törvény szabta feltételeknek eleget téve kell kidolgozni a részletes belső szabályozást. A leltározási szabályzat magában foglalja az előkészítés és végrehajtás feladatait, a területek, egységek meghatározását, illetve a leltározás bizonylati rendjét és módját. Továbbá rögzíteni kell a leltározásba bevonandó eszközök és források körét, a leltározás általános előírásait, illetve az eszközök és források értékelése folyamán végrehajtandó feladatokat. Megállapításom: a gyakorlati végrehajtás a törvényi előírásoknak megfelelően pontos és teljes körű ellenőrzést tett lehetővé, figyelembe véve a szakdolgozatom elején részletezett teljesség, valódiság, világosság, tételesség, valamint ellenőrizhetőség alapelveit. Az 1836-os alapítása óta a Schneider Electric napjainkra az energiamenedzsment specialistájává fejlődött, már több mint száz országban jelen van. A magyarországi Schneider vállalatok: a Schneider Electric Hungária Zrt., a Prodax Zrt. és az MG Zala Kft. jogilag 2008-ban egyesültek a Schneider Electric Hungária Villamossági Zrt. gazdasági társasági forma alatt. A Schneider Electric-nél a leltározáshoz szükséges adatokat a központi pénzügyi csoport által küldött havi tárgyi eszköz nyilvántartó riportból veszik, ez az alapja az összehasonlításnak. A leltározás a gyár területén, illetve a kihelyezett eszközök esetében a beszállítók és alvállalkozók telephelyén történik. A leltározandó eszköz, fizikai megléte, sérülésmentessége és azonosítói kerülnek ellenőrzésre. Az eszközöket, eszközcsoportokat fizikálisan a leltári szám kapcsolja össze. A leltárt követően az esetleges leltárhiány vagy leltártöbblet kerül vizsgálatra. A leltározásnak számos fajtáját különböztetjük meg, ezek a teljes körű leltár, részleltár, nyitóleltár, záró leltár, elszámoltató leltár, átadó-átvevő leltár, beszámoló mérlegét alátámasztó leltár, idegen leltár, tárolási nyilatkozat, illetve a rendkívüli leltár. A leltárelvétel után kell összesíteni a leltárfelvétel során gyűjtött információkat, illetve megkezdődik azok feldolgozása. Leltárfelvételi technológiák: vak leltár, ikerleltár, statisztikai mintavételes leltár, tükörleltár – esetünkben a tükörleltáros módszer került alkalmazásra, melynél a vállalatirányítási rendszer adatai kerülnek összehasonlításra a fizikális számolás eredményével. A leltáreltéréseknek két fajtája ismert: a leltártöbblet és a leltárhiány. A leltározás során többletként rögzítésre került eszközök esetében a pénzügyi kontroller, valamint a leendő eszközgazda közösen állapítja meg az eszköz értékét, a gyáregység pénzügyi vezetőjének jóváhagyásával. Az eszköz értékének meghatározása az eszköz beszerzésekor használt megrendelésen, vagy a számláján szereplő árának, ennek hiányában az aktuális piaci árának az addigi használat alapján számított amortizáció levonásával történik. A leltárjegyzőkönyv a pénzügyi kontroller által kerül elkészítésre. A leltárjegyzőkönyv tartalmazza a leltározás során készített összes dokumentumot; a leltározási szabályzatot, a fényképes dokumentumokat, a befogadási nyilatkozatokat, a leltáríveket, a leltárral kapcsolatos megjegyzéseket, észrevételeket és a jegyzőkönyv-fedőlapot. Megállapításom: a gyakorlati végrehajtás a törvényi előírásoknak megfelelően pontos és teljes körű ellenőrzést tett lehetővé, figyelembe véve a szakdolgozatom elején részletezett alapelveknek megfelelően. A papíralapú adatfelvétel hátrányai közül a rossz adatrögzítéssel és a leltárbizonylat elvesztésével találkoztam a leltározás során. A rossz adatrögzítésnél három alkalommal rosszul került a leltárívre felrögzítésre a leltári szám, illetve egy alkalommal a leltárív hiánya miatt ismételten ellenőrizni kellett az érintett tárgyi eszközöket. Ezen hibák kiküszöbölésére javasoltam a Leltárfelvételi technológiák című fejezet adatfelvétel technológiák részénél részletesen ismertetett offline adatfelvétel bevezetését, mely esetében a kézi vonalkód olvasó használata kiküszöbölné a tapasztalt hibákat, továbbá a papírhasználat környezeti terhelését is megszüntetné, és a Zala gyáregység, valamint a tulajdonában lévő eszközállomány mérete miatt, a bevezetés költsége sem lenne megterhelő a gyár számára. A szakdolgozatom elkészítése során lehetőségem adódott a gyakorlatban is részt venni egy átfogó leltározási folyamat végrehajtásában, a megszerzett tapasztalatokat a későbbi pályám során hasznosítani tudom.