Beszerzési és készletgazdálkodási folyamatok a Zala Megyei Szent Rafael Kórházban - Tátrai Enikő
Dolgozatomban bemutattam egy központi költségvetésből fenntartott intézmény beszerzési és raktározási folyamatait. Taglaltam a különféle beszerzési és közbeszerzési eljárások lebonyolításának menetét. Munkám során többféle problémával kerültem szembe, amelyekre próbáltam megoldást keresni. A megoldási javaslataimat a jövőben mindenképp elő fogom terjeszteni véleményezésre a vezetőségünknek, annak érdekében, hogy a mindennapi tevékenységünk a beszerzési osztályon egyszerűbb és könnyebben megvalósítható legyen, nem utolsó sorban szem előtt tartva a költséghatékonyságot. Dolgozatom első fejezetében a Zala Megyei Szent Rafael Kórház alapításának történetét és az Intézmény által betöltött egészségügyi szerepvállalást taglaltam. Zala megye fontos egészségügyi központja, ami Zalaegerszeg és környéke betegellátásáért felel. Az Intézetet lineáris struktúra jellemzi, melynek szerkezete hierarchikus felépítésű, ahol az alá- és fölérendeltségi viszonyok meghatározóak. A Zala Megyei Szent Rafael Kórház gazdálkodása ugyan úgy működik, mint egy vállalkozás, ahol a gazdasági tevékenység maga a beteggyógyítás. A kórház a járó és fekvőbeteg ellátásért meghatározott mértékű finanszírozást kap, amelyből fenn kell tartania a működőképességét. A beszerzésekkel foglalkozó szervezeti egységeknek úgy kell a rendelkezésükre álló erőforrásokkal gazdálkodni, hogy a takarékossági szempontok mindig elsődlegesek legyenek. Az osztály feladatai közé tartoznak az intézmény osztályai által használt anyagok és eszközök beszerzése, a beérkezett igények felülvizsgálata, összesítése, összevetése a jelenlegi raktárkészlettel és a gazdálkodói kerettel. Melyben segít a Zala Megyei Szent Rafael Kórház által használt, ERP integrált vállalatirányítási rendszer, amit először általánosságban, majd felhasználói szemszögből mutattam be. A gyógyintézet a CT-EcoStat nevű szoftvert alkalmazza, ami lehetővé teszi a különböző területeken jelentkező adatok összegyűjtését, elbírálását, jóváhagyását, tárolását és feldolgozását osztályos vagy akár intézeti szinteken is. A Beszerzési és Készletgazdálkodási Osztály dolgozói ezen a rendszeren keresztül figyelhetik az osztályok igényeit, készítik a megrendeléseket, követhetik a raktárkészletek változásait és információt kereshetnek egy-egy termék felhasználási adatairól. Valamint nyomon követhetik a rendelések teljesítését, a kintlévőségeket, amiket még nem szállított le az intézmény partnere. A továbbiakban a folyamatokat segítő 5 modul használata került bemutatásra. Majd magát a beszerzési folyamatok ismertetését taglaltam, az igény felmerülésétől, a termék felhasználóig való eljutásáig. Beszerzés alatt értjük minden műszaki és gazdasági folyamatot, ezek megvalósításához szükséges feladatok összességét, kezdve az igény meghatározásától, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak mennyiségi és minőségi átvételéig. A beszerzési folyamat az igény felmerülésével és pontos azonosításával kezdődik. Az igény felmerülésének több oka is lehet, új technológia bevezetése, új gépek beszerzése, új féle megbetegedések. Ezek mennyiségi elbírálását a készletgazdálkodási vezető végzi a CT-EcoStat rendszerben. Ezt követően piackutatást kell végezni, melyik szállító tudja a legoptimálisabb ár-érték arányba teljesíteni a gyógyító osztályok által kért termékeket. A továbbiakban kitértem a Zala Megyei Kórházban lefojtatott beszerzési eljárások menetére, a Beszerzési szabályzatba és a Kbt.-be foglaltak szerint. Az eljárás egy Ajánlatkérési dokumentum összeállításával kezdődik, melyet felhasználási adatokkal alátámasztva kell összeállítani. Ezeket elektronikus úton el kell juttatatni a potenciális ajánlattevőknek. A beérkezett pályázati anyagok, egy előre meghatározott időpontban, bontásra kerülnek, amiről jegyzőkönyv is készül. Ezután következik az ajánlatok elbírálása, ahol különböző szempontok alapján értékeljük, a megajánlott termékek ás és minőségi megfelelőségét. Amennyiben az ajánlatok érvényesnek és elfogadhatónak bizonyul, úgy a vezetőség felé javaslatot kell tenni, a beszerző által nyertesnek választott cégekre és elő kell készíteni a szerződéseket és azok mellékleteit. A továbbiakban kitértem még a rendelés folyamataira, a szállítókkal való kapcsolattartásra, a fuvar szervezésre, áruátvételre és amennyiben szükséges esetleges reklamációra. A folyamat végén bemutatásra kerül a kórházban végzett raktározási feladatokra, módokra és a készletkiadás formai követelményeire. A szakdolgozatom utolsó bekezdései a szakmai működés területén azonosított, a beszerzési szervezeti egységre kivetített gyengeségeket, erősségeket, veszélyeket és lehetőségeket ismertettem. Rávilágítok a munkám során tapasztalt problémákra és megpróbálok megoldást keresni arra vonatkozóan, hogy a kórházban működő logisztikai folyamatokat hogyan lehetne még jobbá és költséghatékonnyá tenni.