Beszerzési folyamatok a Flexnél - Bácsay Márk
Témaválasztásom fő oka az volt, hogy az elmúlt 2,5 évben betekintést nyertem a Flextronics International Kft. zalaegerszegi telephelyének indirekt beszerzési folyamataiba. Kezdetben beszerzési adminisztrátorként, majd az elmúlt fél évben beszerzőként tevékenykedtem. Továbbá véleményem szerint a beszerzés és logisztika nagyon érdekes és fontos, kihívásokkal teli területek, amelyekre napjainkban egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek a vállalatok, hiszen a beszerzés és a raktározás hatékony összhangja nélkülözhetetlen a termelés gördülékeny működéséhez. Összehangolt logisztikai folyamatok nélkül a termelés megállhat, ami a legrosszabb egy termelő nagyvállalat esetében, vagy az indokolatlanul magas raktárkészletek negatívan érintik a vállalat pénzügyi kimutatásait. Dolgozatom második fejezetében a Flextronics International Kft.-t mutattam be, mint multinacionális nagyvállalat, amely világszerte több mint 30 országban van jelen. Szó volt a vállalat alapításáról, majd bemutattam a Flex stratégiáját illetve fő tevékenységeit és termékeit, amelyek főleg az elektronikai alkatrészgyártó és szolgáltató piacon vannak jelen. Az ipari parkok a beszállítók és partnerek közelsége miatt fontos szerepet játszik a vállalat életében, így erre is kitértem. Következő fejezetemben a logisztikáról és beszerzési logisztikáról volt szó, amelyek kiemelt figyelmet kapnak a mai felgyorsult világban. Ezen belül kitértem a logisztika szerepére a vállalatok életében, beszerzés fontosságára, a történetére, illetve általános feladataira és stratégiáira. Továbbá fontosnak tartottam bemutatni a direkt és indirekt beszerzés közti különbséget majd a stratégiai és operatív beszerzés feladatainak eltérését. Negyedik fejezetemben 2 fontos rendszert mutattam be amelyek az indirekt beszerzési feladatok lebonyolításában vesznek részt. Baan integrált vállalatirányítási rendszert a vállalat számos területe használja a különböző modulok de mégis közös adatbázis miatt. Az Aquire pedig kizárólag az indirekt beszerzési feladatok, tenderek, megrendelések lebonyolítására szolgál. Ötödik fejezetemben a Flex indirekt beszerzési folyamatait részleteztem. Többek között szó esett bővebben az indirekt beszerzésről, annak legfőbb kategóriáiról és alapelveiről. Fontosnak tartottam szót ejteni a beszállítók kiválasztásáról, ugyanis ez a beszerzés egyik legfőbb feladata és eszköze a hatékonyság növeléséhez, továbbá a beszállítók értékelése is a stratégia részét képezi. Következőkben bemutattam a tenderek gyakorlati oldalát és előnyeit, amelyek közül legfontosabb, hogy segíti az előnyös ajánlat kiválasztását. Ezután írtam fizetési határidőkről, Incotermsről továbbá a megrendelőkről és a szerződésekről. Katalógusok a Flex stratégiájának egy lényeges pontját képezik, így fejezetem végén bemutattam gyakorlati előnyeit. Következő részben a minimum és maximum készletszintek szerinti raktári beszerzésről esett szó, amely a tőke lekötöttség és gyártás folytonosság szempontjából kiemelt figyelemmel bír. Ezen belül kitértem a konszignációs raktárra amelyet a Flex előszeretettel használ kis méretű és kiszámítható fogyással rendelkező anyagok esetében. Végül bemutattam a Flex nem széria raktárát. Végül dolgozatom hetedik fejezetében bemutattam a megrendelések beérkeztetését, amely ugyan nem a beszerzés feladatkörét képezi, azonban fontos visszajelzést nyújt számára. Ezután szó volt a jelenlegi folyamatról, amely keretein belül a raktár érkezteti be a szolgáltatásokat is. Majd kitértem a frissen bevezetett Qost rendszerre és előnyeire, amelyek közül a legjelentősebb, hogy a szolgáltatások beérkeztetését az igénylőnek kell végezni, ugyanis ezt a termékekkel ellentétben nem a raktárban veszik át. Nemzetközi nagyvállalatoknál gyakori módon, a Flexnél is kiszervezésre került Indiába a számlák kezelése, így azok feldolgozását és a megrendelővel való párosítását az indiai csapat végzi. Azonban tapasztalatom alapján, számos esetben előfordul, hogy amennyiben hiba lép fel a számlákkal kapcsolatban, az indiai csapat a nyelvi és egyéb nehézségek miatt nem tudja kezelni a problémát. Ilyen probléma lehet például: áreltérés, beszállító nem tüntette fel a számlán a megrendelés számát, jogtalan szállítási költség, nem megfelelő telephely rendszerébe került feltöltésre a számla. A magyar kisvállalatok jelentős része nem beszél angolul, így velük nehézkes a kommunikáció. Ezekre a problémákra gyakran csak a fizetési határidő lejárta után derül fény, ezért a kifizetés kitolódhat. Nem tartom hatékonynak ennek a fontos feladatnak a kiszervezését, ugyanis gyakorta az indiai csapat nem jelzi a beszerzésnek a nehézségeket, így azok nem oldódnak meg időben, ezért a kifizetések sem pontosak. Jelenleg a raktári megrendelők elkészítése és kiküldése manuálisan történik. A raktári beszerző napi rendszerességgel letölti és ellenőrzi a készletet, majd beszállítónként összegyűjti a rendelni kívánt anyagokat és mennyiséget, majd egy feltöltő fájl segítségével elkészíti a Baan-ban a megrendeléseket, ezután e-mailben elküldi a beszállítóknak. Véleményem szerint ez a folyamat már nem felel meg a mai kor követelményeinek. Egy automata rendszer megkönnyítené a beszerző munkáját, amely folyamatosan figyelné a készletszinteket. Ez a rendszer ajánlást tenne a megrendelt darabszámra a minimum és maximum készletszintek és kiszerelési egység alapján, majd elkészítené a megrendelőt és a beszerző jóváhagyása után elküldené azt a beszállítónak. Következő javaslatom a Qost rendszerhez kötődött. Szolgáltatások esetében a megrendelések beérkeztetése az igénylők feladata, ehhez szükség van evidenciára, teljesítésigazolást vagy munkalapot kell feltölteni a rendszerbe. Ezek általában papír alapon állnak rendelkezésre, mert mindkét félnek alá kell írnia. A gyárakban jelenleg kevés helyen található szkennelésre alkalmas nyomtató, ezért beérkeztetés során az aláírt teljesítésigazolások feltöltése körülményes lehet. Úgy gondolom, hogy jó minőségű szkennelésre és dokumentumfeltöltésre alkalmas okostelefonos alkalmazás könnyebbé tenné a Qost használatát. Ugyanis az igénylők jelentős része rendelkezik erre alkalmas készülékkel.