Egis Számlajóváhagyást Támogató Elektronikus Rendszer („ESzTER”) kiterjesztése a körmendi gyáregységben - Sólyom Dóra
Szakmai gyakorlatomat az Egis Zrt. körmendi gyáregységénél töltöttem, ahol a pénzügyi és számviteli osztályon szerzett tapasztalatok és elsajátított ismeretek alapján a gyáregység számlakezelési és számla jóváhagyási rendszer fejlesztését szolgáló projektjét vizsgáltam. Az általam választott szakdolgozati téma az Egis Számlajóváhagyást Támogató Elektronikus Rendszer („ESzTER”) kiterjesztése a körmendi gyáregységben. Az Egis Gyógyszergyár Zrt Közép-Kelet Európa egyik vezető gyógyszergyártó vállalata, tevékenységével hozzájárul a magyar gazdaság fellendüléséhez. A vállalat vezetése kiemelten fontosnak tartja, hogy gyógyszeripari szereplőként az innovációt és a termékfejlődést magas szinten támogassa, megteremtve annak kereteit. Az „ESzTER” projekt keretében az Egis egy központi informatikai támogató rendszer létrehozását tűzte ki célul a korábbi papír alapú számlarögzítési folyamat helyett. További célként szerepelt a bejövö számlakezelési folyamat egységesítése a különböző telephelyek között. A számlanyilvántartás és számlajóváhagyás kulcsfontosságú munkafolyamat egy cég életében, ahol naponta kb. 1000 db számla érkezik be, valamint egy nagyvállalat mindennapi hatékony működéséhez elengedhetetlen egy jól kiépített számlakezelési rendszer. Szakdolgozatomban rávilágítottam az „ESzTER” projekt céljaira, az új rendszer kínálta előnyökre, szembeállítva a beérkező számlák korábbi feldolgozási folyamatával. A projekt megvalósításához szükség volt a dokumentumok, információk és feladatok szabad és gyors áramlását biztosító informatikai rendszer kiépítésére, amely szintén a megvalósítandó célok között szerepelt. A gyakorlat ideje alatt feladataim közé tartozott gyáregységnyi számlaforgalom megismerése, rögzítése, avagy a számla útja a beérkezéstől a kifizetésig. Dolgozatom központi részét a beérkező számlák feldolgozási és jóváhagyási folyamatának kidolgozása alkotja, elindulva az érkeztetéstől a számla könyveléséig. A korábbi papír alapú folyamat („számlakísérőzés”) helyett az Egis egy modernebb, jobban átlátható, gyorsabb munkakörnyezetet alakított ki, melyben munkatársai felhasználóbarát felületeken végezhetik a beérkező számlákkal kapcsolatos feladataikat. Támogatja a számlák szkennelését, a számlaadatok kinyerését optikai karakterfelismeréssel és a beolvasását az SAP-ba, a számla és az adatok ellenőrzését (validálását), valamint a teljes számlafeldolgozás és teljesítésigazolási-jóváhagyási folyamat elektronikus workflow alapú leképezését a számlakönyveléssel bezárólag. Összegzésként elmondható, hogy az „ESzTER” projekt elérte célját, hozzájárulva a sikerekhez, hiszen az új számlajóváhagyás követő rendszer használatával egyszerűbbé, nyomon követhetőbbé és gyorsabbá válhattak a számla kezelési folyamatok. A számlák egységes módon kerülnek feldolgozásra, a korábbi papír alapú számlákkal ellentétben minden számla digitalizálásra kerül, az adatok pontosak, megbízhatóak és bármikor elérhetőek, egyszerűen visszakereshetőek. A pénzügyi folyamatok ezáltal tervezhetőek és hatékonyabban elemezhetőek, hiszen a rendszer alkalmazása hozzájárul a fizetési határidők betartásához. A rendszer bevezetése a későbbi teljes centralizációt is lehetővé teszi a számlakezelési folyamatban, például a számla beérkeztetés, szkennelés, irattározás a központban vagy outsorsing útján történő feldolgozásra is készen áll. Egyenlőre ilyen törekvések még nincsenek. Úgy gondolom, és a tapasztalatok is azt mutatják, hogy a projekt sikeres és hatékony volt, hiszen a gyár működését támogató új rendszer összefogja és egységesíti a telephelyeket és azok számlakezelési rendszerét, hozzájárulva ezzel az Egis Gyógyszergyár további sikeres működéséhez.