ERP rendszer testreszabási igényeinek és lépéseinek bemutatása (projektmenedzsment eszközökkel) a Városgazdálkodási Kft gyakorlatában - Szalai Veronika
Szakdolgozatom témaválasztását meghatározta a Városgazdálkodási Kft-nél eltöltött gyakorlati idő, amelynek során rálátást kaptam egy konkrét vállalatirányítási rendszer bevezetésére, annak folyamatára. Láthattam azt, hogy a vállalatirányítási rendszer fejlődése már rövidtávon is jelentős hatásokat gyakorolt a vállalkozás életére, megfogalmazódtak előnyök és hátrányok, illetve további igények, amelyek a jövőbeni fejlődés irányába mutattak. A Városgazdálkodási Kft a számszerű paraméterek alapján középvállalkozás, tulajdonosi háttere miatt azonban nem tartozik a KKV kategóriájába. Tevékenysége jelentős mértékben kötődik a tulajdonos Önkormányzat közszolgáltatási feladataihoz, ami bizonyos mértékben speciális gazdálkodási helyzetet, illetve külső piaci körülményt teremt a társaság számára. Mindettől függetlenül a cég vezetésének – mint általában a gazdasági élet bármely szereplőjének – szembe kellett néznie azzal a helyzettel, hogy csak abban az esetben működhet hatékonyan, növelheti versenyképességét, eredményességét, ha képes szembenézni azokkal a folyamatokkal, amelyek nem az ésszerűségen, hanem a rutinon alapulnak, vagyis képes változni, megújulni. Ezt ismerte fel a Városgazdálkodási Kft vezetése és hozta meg a döntést 2013. novemberében, amikor a Servantes integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntött. Egy ERP rendszer bevezetése komplex tevékenységek sorozata, a vállalati stratégia megvalósításának eleme, így értelmezhető önálló projektként és a kapcsolódó feladatok beilleszthetők a projektek életciklusára általánosan jellemző fázisokba, úgy mint: 1. A koncepció, vagyis a célkitűzés megfogalmazása, ezen belül a kommunikációs csatornák kijelölése, a felelősségek meghatározása, a rendelkezésre álló erőforrások feltérképezése és a korlátok feltárása. 2. Az előkészítés, tervezés és szervezés fázisa, amelynek során a célkitűzés elemi munkacsomagokra, akár önálló projektként működő részekre bontható. A folyamatot a fentről lefelé történő tervezés jellemzi, amely lehetővé teszi: - a részfeladatok meghatározását, - az időrendi ütemezést, - az erőforrás- és költségterv meghatározását, - valamint a projektkontrollt. 3. A végrehajtás fázisa, amelyen belül kiemelt jelentősége van a projekt menedzselésének, a visszajelzéseknek és a szükséges beavatkozások megtételének. 4. Az utolsó fázis a befejezés. Ennek során értékelésre kerül a célkitűzés és a megvalósított projekt összhangja, a visszacsatolások lekövetése. A Városgazdálkodási Kft 2013. december havi kezdéssel 2014. február, illetve április havi éles indulással bevezette a Servantes vállalatirányítási rendszerének főkönyvi, pénzügyi, univerzális számlázó, pénztár, készlet, eszköz, bér-munkaügyi (XL Bér) és a vezetői információs modulját. A központtól fizikailag elkülönülő telephelyeken a készlet és pénztár modulok un. távoli asztal eléréssel online kapcsolódnak a központi szerverhez. A kapcsolat kialakítása informatikai oldalról az átlagnál összetettebb megoldást igényelt. A célkitűzés megvalósításával a társaság egy elkerülhetetlen fejlesztést hajtott végre, amely egy nagymértékű minőségi ugrást jelentett a cég életében. A rendszer jól illeszkedik a vállalati folyamatokhoz, azok leképezését nem bonyolítja, inkább támogatja. A megfelelő előkészítés eredményeként tehát egy optimális rendszer került kiválasztásra, amely mögött egy szakmailag jól felkészült tanácsadói és fejlesztői háttérrel rendelkező jogtulajdonos állt. A bevezetést megkönnyítette a cég munkatársainak szakmai felkészültsége és tapasztalata is. A bevezetési időszak megfelel a KKV szektorban mért átlagos bevezetési időszaknak, bekerülési értéke szintén az átlagot közelíti, megtérülése azonban kedvezőbb annál. A társaság a projekttel párhuzamosan a Servantes Kft-vel közösen elindított egy újabb fejlesztési folyamatot, amely jelenleg még egyedülálló hazánkban. A vállalatirányítási rendszer kegyeleti modullal történő bővítése ebben a komplexitásban az egyetlen olyan szoftver, amely egyrészt a törvényi rendelkezéseknek megfelelő nyilvántartásokat, nyomtatványokat biztosítja a sírkertek és a kegyeleti szertartások vonatkozásában, másrészt szoros kapcsolatban áll a számlázási funkciókkal, amely a sírhelyek feletti jogosultságok változásának alapját képezik. Véleményem szerint ez egy kiemelkedő innovációs tevékenységet jelentett a Városgazdálkodási Kft-nél még akkor is, ha ennek „csak” a szakmai hátterét biztosította. Az új fejlesztésű modul bevezetésére 2015. évben került sor, július 1-i éles indulással. Összefoglalva, a társaság egyrészt egy több évtizedes lemaradást pótolt, másrészt a Servantes Kft-vel közösen egy egyedülálló fejlesztést hozott létre viszonylag rövid idő alatt. Ebből adódóan a folyamat során előfordultak időbeni és a munkaerő kapacitás vonatkozásában szűk keresztmetszetek, ezért a közeljövőben meg kell vizsgálnia, hogy kihasználja-e a bevezetett modulok által biztosított összes lehetőséget és a további fejlődési lehetőségeket, amelyeket a Servantes rendszer többi modulja kínál, például az iktatás és a menetlevelek feldolgozása területén.